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Gestion de la charge de travail
Vos collaborateurs gèrent entre 50 et 80 dossiers, peut-être plus ? Vous n’en avez aucune idée ?
Il y a une dizaine de tâches importantes à effectuer dans chaque dossier (rédaction, purge SRU, déblocage de fond, demande de pièces…) ?
Vos salariés gèrent un minimum de 500 actions simultanées en plus des mails, coups de fils et réunions.
Ils sont bien sûr capables de les gérer un certain temps mais de votre côté, avez-vous conscience de cette charge ? Savez-vous à qui distribuer un nouveau dossier équitablement ? Et à l’inverse, êtes-vous certain que tous vos collaborateurs ont la même charge de travail ?
Si la réponse est non,
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Rendez la vie de vos collaborateurs plus sereine
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Gestion des absences (maladie, démissions, congés...)
Vos salariés partent en vacances : quid des actions à réaliser en leur absence ? Vous les gérez ou vos clients attendent ?
Vos salariés démissionnent : quid des dossiers à transférer aux autres collaborateurs ou à la nouvelle recrue qui reprend les dossiers ? Vous leur demandez de relire l’ensemble des dossiers non traités ou vous laissez les clients rappeler pour une gestion selon les urgences ?
Que faites-vous des post-its collés sur l’écran du salarié qui est malade ? Vous les lisez ou vous attendez son retour en espérant qu’il n’y avait rien d’urgent ?
Quand vous validez des congés, êtes-vous certain qu’il n’y aura pas d’impact pour vos clients ou demandez-vous à vos collaborateurs de se débrouiller ?
Si vous vous reconnaissez dans ces questions,
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Gestion du bien-être / Management
Que vous répondent vos salariés quand vous leur demandez « comment vous sentez-vous ? »
Vous évitez de poser la question ou ils vous répondent toujours la même chose : qu’ils sont débordés ?
Vous arrive-t-il d’avoir un salarié qui vient dans votre bureau pour vous dire qu’il n’a pas le temps de prendre ce nouveau dossier ?
Vous avez des difficultés à répartir équitablement les dossiers ?
Pensez-vous que vos collaborateurs se réveillent parfois la nuit en pensant à une tâche qu’ils ont oublié de faire ou à tout ce qu’ils ont à faire ?
Si vous vous reconnaissez dans ces questions,
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Libérez la charge mentale de vos collaborateurs
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Gestion de la relation client
Pensez-vous que vos clients soient systématiquement informés de l’avancement de leur dossier ?
La satisfaction client est-elle en partie conditionnée par l’expérience qu’ils vivent avec votre collaborateur ?
Pensez-vous que vous gérez vos clients vous-même ou que ce sont vos collaborateurs qui les gèrent au quotidien ?
De quoi le client va-t-il se souvenir le plus : de l’heure de rendez-vous avec le notaire ou des 3 à 6 mois passés avec le rédacteur ?
Si vous vous reconnaissez dans ces questions,
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Prenez soin de vos collaborateurs pour qu’ils prennent soin de vos clients
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